dokumentenmanagementsystem

Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagementsystem

Effizient papierlos arbeiten – was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem – kurz DMS – steht für eine datenbankgestützte Verwaltungsmethode von elektronischen Dokumenten. Daher wird DMS teilweise auch als Dokumentenverwaltungssystem bezeichnet. Im Unterschied dazu wird das Arbeiten mit Papier als Schriftgutverwaltung bezeichnet. Im Folgenden erfahren Sie, was es mit der elektronischen Verwaltungsmethode noch auf sich hat.

Papierloses Arbeiten und seine Vorteile

Viele Unternehmen arbeiten immer noch mit Aktenordnern, obwohl sich viele Mitarbeiter die
Reduzierung von Papierarbeit wünschen. Elektronische Dokumentenmanagementsysteme bieten einige Vorteile. Sie sorgen vor allem dafür, dass das Suchen nach einem Dokument wesentlich schneller geht. Mit Hilfe einer praktischen Suchfunktion kann jede Information innerhalb weniger Minuten oder sogar binnen Sekunden gefunden werden. Die Papiersuche hingegen nimmt laut aktuellen Umfrageergebnissen in den meisten Firmen in Deutschland täglich bis zu 2 Stunden Arbeitszeit in Anspruch – Zeit, die gut für andere Dinge genutzt werden und eingespart werden könnte. Durch das effizientere Arbeiten mit elektronischer Verwaltung sorgt wiederum dafür, dass Angestellte schneller auf Kundenanfragen oder interne Nachfragen reagieren können. Zudem sorgt DMS für erhebliche Platzersparnisse, da zahlreiche Papierberge abgeschafft werden können.

Umstellung auf ein digitales Archiv – was muss beachtet werden?

Wenn Sie auf ein digitales DMS umstellen wollen, sollten Sie eine Software nutzen, die möglichst skalierbar ist.

So kann sie nach Bedarf auf viele Unternehmensbereiche ausgeweitet werden; wie z.B. Human Resources, Contract Management, Sales & Distribution, Procurement und Health Management.
Alles auf einen Blick, optionale Dokumentenvorlagen und umfangreiche Suchoptionen.
Verschaffen Sie sich schnell einen Überblick über den aktuellen Stand. Gestalten Sie Ihre Prozesse effizienter und sparen Sie die Zeit, um nach wichtigen Informationen zu suchen.

Je früher Sie mit der Umstellung auf ein Dokumentenmanagementsystem beginnen, desto mehr Arbeit ersparen Sie sich auch für den Prozess der Umstellung selber. Gerne gehen wir mit Ihnen diesen Schritt und beraten Sie umfassend. Jetzt anfragen!